Alles Wichtige zur eAU (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

Büro für Lohn und Gehaltsabrechnung in Berlin

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Ab Januar 2023 wurde die papierbasierte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung – mit wenigen Ausnahmen – durch ein elektronisches Verfahren abgelöst. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ermöglicht es Arbeitnehmern, ihre Krankmeldung nicht mehr physisch beim Arbeitgeber vorzulegen. Stattdessen werden die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten von den Krankenkassen elektronisch bereitgestellt und von den Arbeitgebern abgerufen.

Der Bundestag hatte die Einführung einer elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits am 18. September 2019 im Rahmen des Bürokratieentlastungsgesetzes III beschlossen. Der ursprünglich geplante Starttermin zum 1. Januar 2022 wurde jedoch auf den 1. Juli 2022 verschoben. Als sich abzeichnete, dass dieser Termin nicht gehalten werden konnte, wurde mit dem “Entwurf eines Gesetzes zur Verlängerung von Sonderregelungen im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie beim Kurzarbeitergeld und anderer Leistungen” die Pilotphase für Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2022 verlängert. Nun wurde der Echteinsatz der eAU für alle Arbeitgeber zum 1. Januar 2023 gestartet.

Digital ersetzt Papier: Die elektronische Krankmeldung

Die bisherige Praxis der ärztlichen Krankschreibung sah vor, dass der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die gelbe Bescheinigung persönlich vorlegt oder per Post zusendet. Mit der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird dieses Verfahren durch ein digitales System ersetzt. Das neue Verfahren soll Unternehmen und Mitarbeitende entlasten und für mehr Effizienz sorgen. Allerdings wird der gelbe Schein auch nach dem Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem 1. Januar 2023 nicht vollständig abgeschafft sein.

 

Schritt 1

Im ersten Schritt der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) meldet der Arzt oder die Ärztin die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin an die zuständige Krankenkasse. Hierbei werden die bisher auf der Papierbescheinigung enthaltenen notwendigen Daten elektronisch übermittelt. Seit dem 1. Januar 2022 ist dieses Verfahren für alle Vertragsärzte und -ärztinnen möglich.

 

Schritt 2

Im zweiten Schritt ist es erforderlich, dass Arbeitnehmende ihren Arbeitgeber über ihre festgestellte Arbeitsunfähigkeit informieren. Hierfür gibt es eine neue Methode, bei der Arbeitnehmende dem Arbeitgeber keine Bescheinigung mehr in Papierform überreichen müssen. Stattdessen hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, die relevanten Daten elektronisch von der Krankenkasse abzurufen. Auf diese Weise wird der Informationsaustausch zwischen Arbeitnehmenden und Arbeitgebern einfacher und effizienter gestaltet.

 

Schritt 3

Nachdem die Arbeitnehmenden ihren Arbeitgeber über ihre Arbeitsunfähigkeit informiert haben, ist der nächste Schritt der Datenabruf des Arbeitgebers bei der zuständigen Krankenkasse. Die Krankenkasse stellt dem Arbeitgeber dabei verschiedene Informationen zur Verfügung, darunter

  • Name des/der Beschäftigten
  • Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
  • Angabe, ob Anhaltspunkte für einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall vorliegen

Seit dem 1. Januar 2022 lief ein gesetzliches Pilotverfahren, das es technisch versierten Arbeitgebern ermöglicht, die AU-Daten elektronisch abzurufen.

Das kommt auf Sie zu, wenn Sie noch nicht tätig waren

Die Einführung der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erfordert von Unternehmen eine Neubewertung ihres bisherigen Prozesses. In der Vergangenheit wurden auf Basis der AU-Bescheinigungen die entsprechenden Fehlzeiten in der Zeiterfassung gespeichert. Zukünftig müssen die AU-Daten proaktiv auf Basis der Krankmeldung der Arbeitnehmenden von der Entgeltabrechnung abgerufen werden. Wenn sich ein/e Arbeitnehmende/r in einer Produktionsstätte krankmeldet, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass diese Information zeitnah und idealerweise in elektronischer Form die Abrechnung erreicht. Unternehmen müssen sich somit auf die neue Arbeitsweise einstellen, um die digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung effektiv zu nutzen.

Die eAU bringt Umstellungen auch für Steuerberater

Die Einführung der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) stellt Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren vor große Herausforderungen. Sie müssen sicherstellen, dass sie von ihren Mandanten die erforderlichen Informationen über die krankgemeldeten Arbeitnehmenden erhalten, insbesondere wer länger als drei Tage arbeitsunfähig ist, sofern keine Verpflichtung besteht, die Arbeitsunfähigkeit bereits ab dem ersten Tag durch einen Arzt feststellen zu lassen. Basierend auf diesen Informationen müssen dann die AU-Daten bei den Krankenkassen abgerufen werden. Dies erfordert eine präzise Organisation und ein hohes Maß an Koordination, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt erfasst und verarbeitet werden.

Trotz eAU: Meldepflicht bleibt für Arbeitnehmer bestehen

Die Meldepflicht bei einer Krankmeldung bleibt für Mitarbeitende weiterhin bestehen. Sie müssen ihrem Arbeitgeber ihre Arbeitsunfähigkeit melden und diese durch einen Arzt feststellen lassen. Laut § 5 Abs. 1 Satz 2 EntgFG sind Beschäftigte grundsätzlich verpflichtet, dem Arbeitgeber spätestens ab dem dritten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen, wobei der Arbeitgeber auch am ersten Tag ein Attest verlangen darf. In der Praxis kommt es jedoch häufig zu Streitigkeiten darüber, ob die AU-Bescheinigung rechtzeitig vorgelegt wurde. Mit der Einführung der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt die Pflicht des Arbeitnehmenden, eine Bescheinigung in Papierform vorzulegen.

Papier-Nachweis ist trotzdem noch möglich

Auch nach Abschluss der eAU-Pilotphase für Arbeitgeber behalten Arbeitnehmende ihr Recht, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vom Arzt oder der Ärztin zu erhalten. Das Papierdokument bleibt weiterhin ein gesetzlich vorgeschriebenes Beweismittel mit einem hohen Beweiswert, wie es von der Rechtsprechung anerkannt ist. Dies ermöglicht den Arbeitnehmenden, insbesondere im Falle von Störfällen wie einer fehlgeschlagenen Übermittlung im elektronischen Verfahren, die Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen, was eine Voraussetzung für die Entgeltfortzahlung ist. Der Gesetzgeber plant, die Papierbescheinigung beizubehalten, bis ein elektronisches Äquivalent mit gleichem Beweiswert verfügbar ist, um den Nachweis der Arbeitsunfähigkeit gegenüber dem Arbeitgeber zu erbringen.

Diese Ausnahmen gelten für die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Trotz der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen Arbeitgeber, Steuerberater und dienstleistende Rechenzentren beachten, dass das neue Verfahren nicht in allen Lebenssachverhalten angewendet wird. Insbesondere privat krankenversicherte Arbeitnehmer sind von der Teilnahme ausgenommen. Zusätzlich nennt der Gesetzgeber weitere Ausnahmen, bei denen die Feststellung der Arbeitsunfähigkeit nicht über das elektronische Verfahren erfolgt. Hierzu gehören Minijobs in Privathaushalten sowie Fälle, in denen ein Arzt, der nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnimmt, die Arbeitsunfähigkeit feststellt.

Aber: eAU auch für Minijobs

Das elektronische Verfahren zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung umfasst auch Arbeitnehmer, die auf Minijob-Basis beschäftigt sind. Der Arbeitgeber kann die Daten bei der zuständigen Krankenkasse abrufen, obwohl er bisher ausschließlich mit der Minijob-Zentrale als Einzugsstelle kommuniziert hat. Um dies zu ermöglichen, müssen auch Minijobber ihre Krankenkasse angeben. Die Abfrage dieser Informationen bietet sich am besten bereits im Einstellungsfragebogen an, da der Arbeitgeber in der Regel die Krankenkasse des Arbeitnehmers nicht kennt.

Wir unterstützen Sie bei allen Anpassungen zur eAU

Gerne beraten wir Sie zu Ihren Fragen zum Thema digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und helfen Ihnen, diese im Alltag in Ihre internen Prozesse reibungslos zu integrieren. Sprechen Sie uns einfach an!

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