Elektronische Aufbewahrung von Entgeltunterlagen
Inhalte
- Pflicht zur sicheren elektronischen Aufbewahrung
- Elektronische Signatur erst ab 2027 Pflicht
- Keine rückwirkende elektronische Führung notwendig
- Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Sozialversicherungsträger für alle Arbeitgeber verpflichtend. Schon seit dem 1. Januar 2022 ist es für Arbeitgeber Pflicht die begleitenden Entgeltunterlagen auch in elektronischer Form zu führen. Aus diesem Grund sind auch für Arbeitnehmer und Krankenkassen neue Pflichten entstanden. Folgende Unterlagen müssen dem Arbeitgeber in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden:
- Unterlagen zur Versicherungspflicht und Entsendung
- Staatsangehörigkeit
- Mitgliedschaft in der Krankenkasse
- Arbeitsverträge
- Personalfragebögen
- Nachweis der Elternschaft
Pflicht zur sicheren elektronischen Aufbewahrung
Für das Speichern der Daten gelten genaue Vorgaben: Relevante Unterlagen müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern einzeln gespeichert werden. Alle Daten müssen zudem dem jeweiligen Arbeitnehmer zeitlich und namentlich zugeordnet werden können.
Auch das Dateiformat ist vorgegeben: Erlaubt sind Bilddateien im Format png, bmp, jpg, tiff und PDF-Dateien. Letztlich genügt daher also auch ein Foto mit dem Smartphone, um ein Dokument an den Arbeitgeber zu übermitteln.
Sogar der Dateinamen ist festgelegt. Die Dateien sollen nach dem Format Art der Entgeltunterlage- namentliche-zeitliche Zuordnung zum Inhalt gespeichert werden.
Für Dokumente, die zwingend auch in Schriftform vorliegen müssen, gelten zusätzlich noch weitere Vorschriften. Unter anderem gilt dies für:
- Erklärung zur Inanspruchnahme einer Pflegezeit nach Pflegezeitgesetz
- Erklärung des Verzichts auf die Versicherungsfreiheit nach § 5 oder § 230 SGB VI
- Antrag auf Befreiung von der Versicherungspflicht nach § 6 SGB VI
- Auszahlungsverzicht von noch zustehenden Entgeltansprüchen
Elektronische Signatur erst ab 2027 Pflicht
Bisher ist auf vielen Dokumenten die eigenhändige Unterschrift verpflichtend. Kann der Arbeitnehmer auf Unterlagen keine qualifizierte elektronische Signatur zur Verfügung stellen, so müssen Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform annehmen. Wird dieses Dokument abgescannt, muss das Originaldokument dennoch aufbewahrt werden. Bis 2026 können Arbeitnehmer aber weiterhin Unterlagen ohne digitale Unterschrift einreichen. Erst ab 2027 wird es Pflicht die eigenhändige Unterschrift durch eine elektronische Form zu ersetzen.
Keine rückwirkende elektronische Führung notwendig
Viele Entgeltunterlagen werden schon jetzt digital erstellt, ausgedruckt, eingescannt und dann wieder in elektronischer Form aufbewahrt.
Wer jetzt befürchtet, dass nun auch rückwirkend alte Papierdokumente digitalisiert werden müssen, kann aufatmen. Hierfür gibt es keine gesetzliche Verpflichtung. Somit haben Unternehmen jetzt noch ausreichend Zeit, um bis 2027 alle technischen Möglichkeiten für die qualifizierte elektronische Signatur zu schaffen.
Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen
Mit einem formfreien Antrag beim jeweils zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung können sich Unternehmen von der Führung elektronischer Unterlagen noch bis zum 31. Dezember 2026 befreien lassen. Der Antrag sollte jedoch rechtzeitig vor der nächsten Betriebsprüfung erfolgen. Spätestens mit dem Jahreswechsel ab 2027 müssen jedoch dann alle Entgeltunterlagen in elektronischer Form geführt werden und Unterlagen mit Schriftformerfordernis auch mit der entsprechenden qualifizierten elektronischen Signatur digital unterschrieben werden.